Procedura de initiere a medierii presupune semnarea unui contract de mediere de catre toate partile aflate in respectiva speta. Pentru a ajunge la acest moment al semnarii contractului de mediere, putem intalni situatia, mai rara, in care partile se prezinta impreuna la mediator si solicita acest lucru, sau cea de-a doua situatie, aceea in care una dintre parti inainteaza o cerere prin care solicita mediatorului sa invite la mediere cealalta/celelalte parti, pentru a incerca sa stabileasca semnarea respectivului contract de mediere, in urma caruia se va incepe procedura de mediere.
In cazul in care partea careia ii este adresata invitatia, nu da curs acestei invitatii sau va respinge posibilitatea solutionarii prin mediere a litigiului refuzand semnarea contractului de mediere, mediatorul va constata acest lucru intr-un proces-verbal, ce va putea face dovada bunelor intentii ale partii ce a incercat medierea. De exemplu, in cazul unei medierii intr-o cauza penala, conf art 75 alin 2 lit a Cod Penal, este prevazut ca pot constitui circumstante atenuante judiciare eforturile depuse de infractor pentru inlaturarea sau diminuarea consecintelor infractiunii.
Ulterior semnarii contractului de mediere de catre partile aflate in conflict, mediatorul va stabili sedintele de discutie in functie de optiunea partilor si caracteristicile spetei, fie in sesiuni comune, fie in sesiuni separate. De asemenea, trebuie retinut ca partile au dreptul de a fi asistate pe tot parcursul procedurii de mediere de catre avocati alesi. Tot odata, partile pot fi indrumate de catre mediator sa semneze un acord de confidentialitate, ce va cuprinde obligatia partilor de a nu face publice aspectele discutate pe parcursul medierii.
In urma identificarii nevoilor comune si a gasirii unei solutii convenabile partilor, mediatorul va redacta un acord de mediere si un proces verbal de inchidere a medierii. Aceste documente vor trebui inserate si pe suport electronic ( CD, etc. ) pentru a fi inaintate la parchet sau instanta.
In situatia in care partile au inceput mediere, in urma semnarii Contractului de mediere, insa discutiile nu au dus la gasirea unei solutii amiabile, mediatorul va redacta un proces-verbal de inchidere a medierii in care va retine aspectele ce au dus la esuarea medierii.